Administration

Administrative Tätigkeiten durchziehen als Management- und Unterstützungsprozesse netzartig jedes Unternehmen, zentral und dezentral. Aktivitäten wie Reporting, Reisen, Meetings und interne Kommunikation sind zwar nicht unverzichtbar, binden aber häufig in hohem Maße Ressourcen und müssen daher regelmäßig hinterfragt werden. Mit unserem Vorgehen überprüfen wir systematisch sämtliche administrativen Leistungen, Prozesse und Strukturen und realisieren in kurzer Zeit signifikante Verbesserungspotenziale bei Personal- und Sachkosten.

Effizienzsteigerung durch schlanke Administration

Die Unternehmenszentrale umfasst Aufgaben der Unternehmenssteuerung sowie Dienstleistungen für Unternehmensleitung und Geschäftseinheiten. Sie steht häufig unter Verdacht, viele Administrationsprozesse zu unterhalten, die keinen Wertschöpfungsbeitrag leisten. Die Überprüfung der Zentralfunktionen spielt eine wichtige Rolle, etwa bei der Bündelung von Administrationsfunktionen, bei der Richtlinienfestsetzung zu Administrationskosten sowie bei der Trennung von zentralen und dezentralen Tätigkeiten. Letztlich muss die Zentrale auch Vorreiter für eine schlanke Organisation sein.

Wir hinterfragen wir die administrativen Leistungen bzw. die Prozessergebnisse. Damit stellen wir Fragen wie „Benötigen wir das überhaupt?“ oder „Ist das in diesem Umfang erforderlich?“ . Dieses Vorgehen ist nicht nur pragmatisch, sondern auch hoch effektiv. Der Verzicht auf „Nice to have“ oder die Reduzierung von Komfortzonen bewirken erfahrungsgemäß die höchsten Verbesserungspotenziale in kürzester Zeit.

Der Anteil extern bezogener Leistungen an den gesamten administrativen Kosten ist in der Regel beträchtlich. Hierzu zählen unter anderem Agenturleistungen, Rechtsberatungskosten oder Büroservices. Eine Pauschalentscheidung für Insourcing oder Outsourcing ist in der Regel nicht möglich. Vielmehr kommt es darauf an, Leistung für Leistung zu prüfen, ob und in welchem Umfang sich die eigene Vorhaltung von Kompetenzen lohnt. Bei Fremdvergaben können durch bedarfsorientierte Spezifikationen und Neuausschreibung erhebliche Kostensenkungspotenziale realisiert werden.

Für die zukünftig selbst zu erbringenden Leistungen werden zunächst Maßnahmen zur Optimierung identifiziert und nach Potenzialwirksamkeit priorisiert. Die Maßnahmen umfassen Prozessverbesserungen, schlankere Organisationsformen und die Anpassung von IT- und Infrastruktur. Best Practice- und Benchmarkvergleiche liefern konkrete Beispiele für eine optimierte Administration als Zielbild.

Für die Ermittlung des optimalen Personaleinsatzes konsolidieren wir die Ergebnisse der Leistungs-, Prozess- und Strukturverbesserungen und bilden sie in den zukünftigen Kapazitätsanforderungen der Stellenplanung ab. Dabei berücksichtigen wir moderne Personalinstrumente zur Flexibilisierung und Leistungsmotivation. Zudem werden neue Anforderungen für die Bildung von Arbeitsteams und Qualifizierung der Mitarbeiter beschrieben. Für die Mitarbeiter in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Finanz- und Rechnungswesen bieten wir Ihnen Schulungen an.

Die Sachkosten (z. B. für Reisen, Versicherungen, Mieten, Marketing) unterziehen wir einem Benchmarking nach Kostenarten, um eine Zielvorstellung möglicher Kostensenkungspotenziale zu bekommen. Aus diesem Ergebnis leiten wir eine Zielvorgabe ab, die wir mit konkreten Ansatzpunkten hinterlegen. Typische Ansatzpunkte sind die Senkung des Komfortgrades (z. B. Druckkosten für Internes), die Reduzierung von nicht betriebsnotwendigen Ausgaben (z. B. Sponsoring) oder die Verfügung eines generellen Bestell- bzw. Ausgabenstopps.